TUTELA DELLA RISERVATEZZA
L’articolo successivo, il 14, ribadisce in maniera puntuale il principio di limitazione nella conservazione dei dati, concentrandosi specificamente sulla documentazione associata alle segnalazioni. Questa documentazione deve essere diligentemente conservata per un periodo congruo, necessario al trattamento della segnalazione, senza superare il termine perentorio e inderogabile di cinque anni a partire dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Questa tempistica è considerata non solo legalmente necessaria ma anche ragionevolmente adatta, fornendo la capacità di rintracciare le segnalazioni e la relativa documentazione probatoria, come suggerito anche dalle Linee Guida ANAC, specialmente nel caso in cui si debbano denunciare successivamente misure controverse.
Ulteriormente, i successivi paragrafi contengono dettagliate disposizioni concernenti la documentazione relativa all’atto centrale, la segnalazione. Per esempio:
- Nei casi in cui la segnalazione avvenga tramite comunicazione telefonica o attraverso altri sistemi di messaggistica vocale registrata, la documentazione viene effettuata, previa acquisizione del consenso del segnalante, mediante registrazione audio (Tonoregistrazione) o trascrizione completa. Nel secondo caso, è garantito al segnalante il diritto di rettificare o confermare il contenuto mediante la propria firma (articolo 14, comma 2).
- Se la segnalazione viene invece effettuata attraverso una linea telefonica non registrata o altro sistema di messaggistica vocale non registrato, la documentazione viene redatta per iscritto sotto forma di un resoconto dettagliato della conversazione, curato dal personale addetto. Anche in questo caso, il segnalante ha il diritto di rettificare o confermare il contenuto attraverso la propria firma (articolo 14, comma 3).
- Infine, quando, su richiesta del segnalante, la segnalazione avviene oralmente durante un incontro con il personale addetto, è obbligatoria la documentazione, previa acquisizione del consenso del segnalante, mediante registrazione o tramite verbale. Anche in questo caso, il segnalante ha la facoltà di rettificare o confermare il contenuto attraverso la propria firma (articolo 14, comma 4). L’insieme di queste disposizioni garantisce un approccio completo e accurato nella gestione e nella documentazione delle segnalazioni, rispettando scrupolosamente le normative e assicurando la trasparenza e l’integrità del processo.
